Tenir un registre de police prend du temps à chaque achat ou dépôt, puis à chaque fois qu'il faut retrouver un objet ou un vendeur, pour les autorités ou pour vous-même. Ce temps est rarement mesuré, alors qu'il pèse sur une petite structure. Renseignez votre volume d'objets, le temps que vous passez par fiche et le nombre de recherches dans l'année : l'estimateur affiche les heures mensuelles et annuelles consacrées au registre, ce qu'elles représentent en euros et ce que coûte réellement chaque fiche.
L'estimateur additionne deux postes. Le premier est la saisie : le nombre de fiches créées dans l'année, obtenu en multipliant les objets enregistrés par semaine par le nombre de semaines d'activité, multiplié par le temps d'une fiche, pièces jointes comprises. Le second est la recherche : le nombre de fois où vous devez retrouver une entrée dans l'année, pour une réquisition ou pour votre propre besoin, multiplié par le temps moyen d'une recherche. La somme donne les heures annuelles, divisées par douze pour une lecture mensuelle. La valeur horaire que vous indiquez transforme ces heures en euros, et le total ramené au nombre de fiches donne le coût complet d'une fiche.
Avec les valeurs par défaut, un professionnel qui enregistre vingt-cinq objets par semaine passe environ dix heures par mois sur son registre, soit plus de cent vingt heures par an. Ce chiffre surprend souvent, parce que le temps de saisie est dilué en petites unités de quelques minutes qu'on ne compte jamais. La part des recherches paraît faible en volume, mais elle se concentre sur les moments les plus tendus : une réquisition attend rarement. Pour comparer un cahier papier et un registre numérique, lancez le calcul deux fois en changeant le temps par fiche et surtout le temps par recherche, puis comparez les deux valeurs annuelles. L'outil ne mesure ni le coût d'un registre incomplet, ni les erreurs de rattrapage, ni l'abonnement éventuel à un logiciel : ajoutez-les à votre réflexion.
Un registre rempli en retard, de mémoire, coûte plus cher que les minutes affichées ici : il faut reconstituer, corriger, parfois recontacter un vendeur. Saisir à chaud reste la solution la moins coûteuse.
BrocaReg réduit le temps de saisie grâce à des fiches guidées et retrouve n'importe quelle entrée par vendeur, objet ou date.
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