Quelles informations enregistrer pour chaque objet

Un registre n'a de valeur que s'il est complet. Pour chaque objet acheté ou déposé, un ensemble d'informations doit être consigné. En oublier une fragilise l'ensemble et prive le registre de sa fonction de traçabilité.

L'objet

La description de l'objet doit permettre de l'identifier : nature, caractéristiques, éléments distinctifs. Un intitulé vague comme lot de bibelots ne suffit pas. Plus la description est précise, plus le registre est utile en cas de recherche.

Le vendeur ou déposant

• l'identité de la personne qui vend ou dépose ;
• les éléments permettant de la retrouver ;
• la date de la transaction ;
• le prix ou la valeur retenue.

Une saisie guidée

Le risque, en saisie libre, est d'oublier une mention un jour de rush. Une saisie guidée, qui rappelle les champs à remplir, sécurise l'exhaustivité. Chaque fiche est ainsi complète, sans dépendre de la mémoire du moment.

Décrire un objet de façon exploitable

Une bonne description répond à une question simple : quelqu'un qui n'a jamais vu l'objet pourrait-il le reconnaître grâce à la fiche ? Pour y parvenir, on note la matière, les dimensions approximatives, la couleur, une marque ou une signature, un numéro de série s'il existe, et tout défaut visible, comme un éclat ou une réparation. Ces détails distinguent une pièce d'une autre presque identique.

Liste de contrôle avant de valider une fiche

• la description permet-elle d'identifier l'objet sans ambiguïté ?
• l'identité du vendeur est-elle relevée à partir d'un document ?
• la date et le prix sont-ils renseignés ?
• la provenance déclarée est-elle notée, même sommairement ?
• une photo est-elle jointe quand l'objet le justifie ?

Renforcer avec la photo

À l'écrit, on peut ajouter une photo de l'objet et le justificatif d'identité, pour une traçabilité incontestable. Voyez notre article sur la traçabilité par la photo.