Combien de temps faut-il conserver son registre de police et les fiches archivées ?

Une fois les pages remplies, une question revient souvent au moment du grand rangement : jusqu'à quand faut-il garder tout cela ? Un registre qui a servi ne se jette pas, car une recherche peut porter sur des transactions anciennes, bien après la revente de l'objet concerné.

Pourquoi la conservation compte autant que la tenue

Un registre parfaitement tenu mais détruit trop tôt ne sert plus à rien. La traçabilité d'un objet ne s'arrête pas le jour où il quitte la boutique : il peut réapparaître des années plus tard, et la seule trace de son passage chez vous se trouve alors dans vos archives. Conserver, c'est prolonger l'utilité du travail déjà fait.

Ce que la conservation recouvre

• le registre lui-même, papier ou numérique, dans l'ordre de ses entrées ;
• les pièces jointes aux fiches, photos et copies de justificatifs ;
• les extraits déjà transmis lors d'une demande, avec leur date de remise ;
• les anciens supports, si vous avez changé d'outil en cours de route.

Organiser ses archives sans les perdre

Le vrai risque n'est pas de jeter trop tôt, mais de ne plus retrouver. Un carton de cahiers empilé au grenier, un ancien ordinateur remisé, une clé de sauvegarde oubliée dans un tiroir : le registre existe encore, mais il est devenu inutilisable. L'archivage se prépare comme la tenue, avec un endroit unique et une règle simple.

1. regrouper les anciens registres au même endroit, classés par période ;
2. noter sur chaque support sa date de début et sa date de fin ;
3. vérifier que les photos et les justificatifs suivent bien leurs fiches ;
4. garder une copie de sauvegarde des registres numériques ;
5. vérifier une fois par an que les archives s'ouvrent encore.

L'apport du support numérique

Un registre dématérialisé règle une bonne partie du problème : rien ne se tache, rien ne se perd au déménagement, et une recherche par date reste possible des années après. C'est l'un des arguments développés dans notre article sur la numérisation du registre.

Des archives prêtes à servir

Des archives ordonnées ne servent pas qu'en cas de contrôle : elles vous permettent de répondre à une réquisition portant sur une période ancienne sans y passer la journée. Pour mesurer ce que ces recherches vous coûtent, notre estimateur du temps de tenue donne un ordre de grandeur.