Checklist de contrôle du registre de police à imprimer

Checklist contrôle du registre de police

Date : ______________ Réalisé par : ____________________

Le support et la continuité du registre

Vérifier qu'un seul registre est tenu par établissement, sans doublon ni cahier parallèle
Contrôler que les entrées se suivent dans l'ordre chronologique, sans trou de numérotation
Repérer les pages arrachées, les ratures lourdes ou les corrections non datées
S'assurer que la dernière transaction de la veille figure déjà au registre
Confirmer que le registre est accessible au comptoir, là où se font les achats et dépôts
Pour un registre numérique, vérifier que l'horodatage et l'historique des modifications sont conservés

Les mentions de chaque entrée

Relire dix entrées prises au hasard et vérifier qu'aucune mention n'est vide
Contrôler que la nature de l'opération est indiquée : achat ferme ou dépôt-vente
Vérifier que la description de l'objet permet de le distinguer d'un objet semblable
Contrôler la présence des marques, numéros de série, signatures ou poinçons quand ils existent
Vérifier que le prix ou la valeur d'estimation est noté pour chaque objet
Repérer les descriptions vagues du type lot divers ou bibelots et les compléter
Contrôler que la provenance déclarée par le vendeur est notée, même brièvement

L'identité des vendeurs et déposants

Vérifier que chaque entrée porte les nom, prénom et adresse du vendeur ou déposant
Contrôler que la nature et le numéro de la pièce d'identité présentée sont relevés
S'assurer que l'autorité de délivrance de la pièce est mentionnée quand la fiche le prévoit
Pour un vendeur professionnel, vérifier que sa raison sociale et son numéro d'immatriculation figurent
Repérer les entrées où l'identité a été promise pour plus tard et jamais complétée
Vérifier que les copies ou photos de pièces d'identité sont rangées et rattachées à leur entrée

Les justificatifs et la traçabilité

Contrôler qu'une photo de l'objet accompagne les entrées de valeur ou les objets identifiables
Vérifier que chaque justificatif porte le numéro d'entrée auquel il se rattache
S'assurer que les contrats de dépôt-vente sont classés avec la fiche d'entrée correspondante
Repérer les objets sortis du stock dont la sortie n'est pas datée au registre
Vérifier que les justificatifs sont conservés dans un lieu unique, à l'abri de la perte

La capacité à répondre à une demande

Tester la recherche d'un objet à partir d'un nom de vendeur en moins de quelques minutes
Tester la recherche de toutes les entrées d'une période donnée
Vérifier que l'on sait produire une copie ou un export lisible du registre sur une période
Désigner la personne qui présente le registre en l'absence du responsable
Noter la date de cette relecture et les corrections apportées
Fixer la date de la prochaine relecture du registre

Comment utiliser ce modèle

Cette checklist se remplit à un rythme régulier, par exemple chaque mois ou chaque trimestre selon le volume d'achats, et systématiquement avant de rouvrir après une période de fermeture.
Elle est suivie par le responsable de l'établissement ou la personne chargée des achats ; dans une boutique à plusieurs employés, la relecture à deux réduit les oublis.
Conservez chaque checklist datée avec le registre : elle montre que le document est relu et corrigé de façon suivie. Un registre en ligne comme BrocaReg, ou un simple tableur bien tenu, facilite les tests de recherche de la dernière section.
Les mentions exactes exigées et les durées de conservation varient selon l'activité et sont à vérifier selon les textes en vigueur : cette liste aide à s'organiser, elle ne remplace pas un conseil juridique.

Questions sur ce modèle

À quelle fréquence relire son registre de police ?

Il n'existe pas de fréquence unique. Une relecture mensuelle convient à une boutique qui achète chaque semaine ; un dépôt-vente à fort volume gagne à relire les entrées de la semaine chaque lundi. L'essentiel est de tenir le rythme choisi.

Que faire d'une entrée ancienne dont l'identité du vendeur manque ?

Ne pas la supprimer ni la réécrire. Il vaut mieux ajouter une mention datée indiquant que l'identité n'a pas pu être relevée, puis corriger la pratique pour les entrées suivantes. Notre article sur l'identité du vendeur détaille la bonne méthode.

Un registre numérique dispense-t-il de cette relecture ?

Non. Un outil en ligne guide la saisie et évite les oublis de mentions, mais il ne vérifie pas qu'une description est réellement précise ni qu'une photo correspond au bon objet. La relecture reste utile, elle est simplement plus rapide.

Comment vérifier que votre registre de police résisterait à un contrôle ?