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Quelles mentions porter sur la fiche d'entrée d'un objet d'occasion acheté ou déposé ?

Ce modèle s'adresse aux brocanteurs et dépôts-vente qui tiennent leur registre sur papier ou veulent une fiche de comptoir. Il reprend les informations à enregistrer pour chaque objet, les bonnes pratiques sur l'identité du vendeur et la traçabilité par la photo. Une fiche par objet, numérotée dans l'ordre du registre.

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Modèle de fiche d'entrée au registre

Numéro d'entrée au registre (numérotation continue, sans saut ni doublon)
Date et heure de l'opération (date de remise effective de l'objet)
Nature de l'opération (achat ferme ou dépôt-vente, à entourer)
Description de l'objet (nature, matière, dimensions, époque ou style, état)
Marques, numéros, signatures ou poinçons (tout élément permettant d'identifier l'objet)
Provenance déclarée par le vendeur (héritage, achat antérieur, débarras, etc.)
Prix d'achat ou prix de dépôt convenu (montant en euros ; pour un dépôt, prix de vente et commission)
Nom et prénom du vendeur ou déposant (tels qu'ils figurent sur la pièce présentée)
Date et lieu de naissance (à vérifier selon les mentions exigées pour votre activité)
Adresse complète (adresse déclarée, à rapprocher de la pièce si elle y figure)
Pièce d'identité présentée (type, numéro, autorité et date de délivrance)
Vendeur professionnel (raison sociale et numéro d'immatriculation, le cas échéant)
Photo jointe (oui ou non, et référence du fichier ou du tirage)
Numéro du contrat de dépôt (uniquement pour un dépôt-vente)
Nom de la personne ayant reçu l'objet (employé ou responsable présent au comptoir)

Objet de la fiche

La présente fiche constate l'entrée, dans l'établissement désigné en tête du document, de l'objet décrit ci-dessus, remis par la personne identifiée comme vendeur ou déposant. Elle est établie en un exemplaire conservé par le professionnel et reportée, sous le numéro indiqué, au registre des achats et dépôts d'objets d'occasion tenu par l'établissement. Une copie peut être remise au vendeur sur sa demande.

Déclaration du vendeur ou déposant sur la propriété

Le vendeur ou déposant déclare être le propriétaire légitime de l'objet remis, ou disposer du droit d'en disposer pour le compte du propriétaire, et que cet objet n'est, à sa connaissance, ni volé, ni perdu, ni grevé d'un droit au profit d'un tiers. Il déclare que la provenance indiquée sur la fiche est exacte et s'engage à signaler sans délai toute réclamation qui lui parviendrait à propos de l'objet.

Vérification de l'identité

Le professionnel atteste avoir vérifié l'identité du vendeur ou déposant au vu de la pièce originale mentionnée sur la fiche, dont les références ont été relevées. Le vendeur reconnaît avoir présenté cette pièce et confirme l'exactitude des nom, prénom et adresse portés sur le document. Lorsque le vendeur agit comme professionnel, il indique sa raison sociale et son numéro d'immatriculation.

Conditions particulières au dépôt-vente

En cas de dépôt-vente, l'objet reste la propriété du déposant jusqu'à sa vente. Le prix de vente affiché, la commission du professionnel, la durée du dépôt et les conditions de restitution ou de baisse de prix sont fixés dans le contrat de dépôt dont le numéro figure sur la fiche. La sortie de l'objet, par vente ou par restitution, est datée au registre sous le même numéro d'entrée.

Conservation des informations

Les informations portées sur cette fiche sont recueillies pour satisfaire aux obligations de tenue du registre applicables aux professionnels de l'objet d'occasion et pour permettre, le cas échéant, leur présentation aux autorités habilitées. Elles sont conservées par le professionnel pendant la durée prévue par les textes en vigueur, dans un lieu protégé, et ne sont pas utilisées à d'autres fins sans l'accord de la personne concernée, qui peut demander à consulter les données la concernant.

Signatures

Fait à l'établissement, à la date indiquée sur la fiche, en présence des deux parties. Signature du vendeur ou déposant, précédée de la mention lu et approuvé. Signature du professionnel ou de la personne ayant reçu l'objet, avec son nom lisible. Toute modification ultérieure de la fiche est datée, signée et n'efface pas la mention d'origine.

Date et signature
Date et signature

Comment utiliser ce modèle

  • Une fiche est remplie au comptoir, au moment de la remise de l'objet, par la personne qui reçoit l'objet ; elle n'est jamais complétée après coup de mémoire.
  • Les fiches se classent dans l'ordre des numéros d'entrée, avec la photo et la copie de la pièce d'identité agrafées ou référencées ; c'est ce classement qui permet de répondre à une demande des autorités.
  • La liste exacte des mentions obligatoires et la durée de conservation dépendent de l'activité exercée et sont à vérifier selon les textes en vigueur ; ce modèle ne remplace pas un conseil juridique.
  • Pour éviter la double saisie, la fiche peut être remplacée par une saisie directe dans un registre en ligne comme BrocaReg ou dans un tableur horodaté ; la fiche papier reste utile en secours ou lors d'un déballage hors boutique.

Questions sur ce modèle

Faut-il une fiche par objet ou peut-on regrouper un lot ?
Un lot homogène acheté à la même personne peut tenir sur une fiche, à condition de décrire chaque pièce identifiable et de compter les autres. Un lot divers ou des objets de valeur méritent chacun leur fiche pour rester retrouvables.
Que faire si le vendeur refuse de présenter une pièce d'identité ?
Ne pas conclure l'achat ni accepter le dépôt. Une entrée sans identité vérifiée est une entrée incomplète qui fragilise tout le registre, et un refus de justifier son identité est en soi un signal à prendre au sérieux.
Le numéro d'entrée doit-il suivre l'ordre des fiches ou de la ressaisie ?
L'ordre des remises effectives. Si la fiche papier est ressaisie plus tard dans un registre numérique, la date portée reste celle de l'opération et le numéro celui de la fiche, pour que les deux supports concordent.
Comment traiter la sortie de l'objet une fois vendu ?
La date de sortie et, pour un dépôt, la mention vente ou restitution se reportent au registre sous le numéro d'entrée. Sur la fiche papier, un cadre en bas de page peut recevoir ces informations. Notre article sur la tenue au quotidien donne un exemple.

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BrocaReg tient le registre de police obligatoire des brocanteurs, dépôts-vente et acheteurs d'objets d'occasion, prêt à présenter aux autorités.

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